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[one_half] Si vous préférez écouter la chronique de Marie Bodiguian en podcast[/one_half]

[one_half_last][button link= »https://www.stitcher.com/podcast/marie-bodiguian » size= »small » target= »_blank or _self » icon= »cog » color= »white » lightbox= »true or false »]Ecoutez maintenant[/button][/one_half_last]

Comment passer ce cap et ne plus rester l’homme ou la femme orchestre de son entreprise ?

Mais plutôt en devenir le chef d’orchestre. Sur quel critère essentiel, recruter son ou ses collaborateurs ?

Quels pièges éviter pour bien construire sa délégation ?

Comment bien suivre, et superviser pour progresser ?

Tant de questions que je me suis moi même posé, il y a quelques années

Et vous ? Vivez-vous ça également ?

Stéphane Peralta, dirigeant d’un organisme de formation continu, témoigne à mon micro de son vécu

Un audio de questions-réponses avec Gwenaelle Hulaud, experte en ressources humaines depuis plus de 15 ans.

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[accordion-item title= »Ecoutez les 5 bonnes questions que Gwenaelle et Stéphane nous livrent pour que votre délégation vous apporte une réelle valeur ajoutée dans la durée et la confiance »]

Cette chronique est la dernière de la saison de La Télé des Entrepreneurs

Je vous souhaite donc un bel été,
Profitez bien de vos vacances 🙂

Chaleureusement,

Marie

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[accordion-item title= »Si vous préférez tout lire.. »]

Marie : Si aujourd’hui vous sentez que déléguer vous permettrait de passer à la vitesse supérieure dans le développement de votre entreprise, mais que soit ce cap vous fait peur, soit que vous ne savez pas par où commencer, alors cette chronique de questions/réponses est pour vous !
Des questions/réponses à un expert mais aussi à un entrepreneur, pour son retour d’expérience.

Aujourd’hui, nous sommes donc en compagnie de Gwenaëlle Hulot qui est consultante spécialisée en Ressources Humaines depuis plus de 15 ans, ainsi que de Stéphane Peralta, qui a fondé un organisme de formation continue et qui a justement passé ce cap de délégué .

Stéphane, quelles sont les questions que tu te posais dans un premier temps avant de passer ce cap de délégué ?

Stephane : Eh bien la première question, c’est est-ce que je délègue ou pas ?
Est-ce que j’accepte mon activité professionnelle, continue sa croissance, auquel cas je me compte que tout seul, j’ai du mal à y arriver, ou est-ce que je dois en fait calmer cette croissance pour continuer sereinement tout seul ?

Marie : Donc Gwenaëlle quel chemin doit-on faire en soi pour passer ce cap de déléguer parce que en fait, la problématique c’est qu’on veut tout faire dans une entreprise ?

Gwenaëlle : Alors quand on a soi-même construit l’entreprise, développer cette entreprise quand on était seul pendant longtemps et que effectivement ce moment arrive de se demander comment faire pour y arriver seul alors que l’activité se développe tant ?
Il va y avoir plusieurs solutions. Évidemment la première à laquelle on pense est d’embaucher.
Donc ça va être de trouver un collaborateur, mais on peut commencer par d’autres moyens de délégation. Ca peut être prendre des sous-traitants sur certaines tâches administratives par exemple, donc se soulager de certaines choses, ce qui peut être une première étape qui est moins brutale que prendre directement un salarié. Après quand la question vraiment se pose de prendre un salarié, là ça va être vraiment « Quel type de manager, de leader, de dirigeant, j’ai envie d’être ? » « Est-ce que j’ai envie d’être cette personne ? » et se poser la question est primordiale parce que certaines personnes ne sont pas faits ou n’ont pas envie d’avoir ces responsabilités-là et je ne suis pas sûr que se forcer parce que l’activité s’y prête soit la meilleure des solutions. Il y a peut-être d’autres solutions, comme prendre un associé ou d’autres types de collaborations que la délégation, donc c’est simplement répondre par rapport à soi qu’est-ce qui va mieux vous correspondre.

Marie : Du coup aujourd’hui Stéphane, tu as passé ce cap et quelles sont les questions que tu t’es posées pour mettre en place ce recrutement ?
Quel type de personne tu as recruté ? Et comment tu t’es organisé ?

Stephane : Première chose, il fallait que ce soit une personne qui fasse corps avec moi et mon métier de la formation, qui est un métier où la valeur humaine est très importante. Donc une personne qui avait ce côté rond de la valeur humaine et le côté carré de tout le formalisme en fait de ce métier qui demande aussi d’être très rigoureux. Donc là, je n’étais pas prêt à embaucher, comme l’a dit Gwenaëlle, une salariée, j’ai plutôt opté en fait pour une indépendante qui est Julia et qui peut me facturer le temps qu’elle me consacre sur des tâches très diverses et en fait, j’ai pris la liste des tâches que je suis amené à faire en mettant deux colonnes : une colonne que je peux déléguer et une colonne aujourd’hui que je suis vraiment le seul à pouvoir animer, le seul à pouvoir maîtriser.

Marie : Donc Gwenaëlle, du coup, d’expérience aujourd’hui quelles sont les solutions justement par rapport à ce que fait Stéphane pour justement déléguer, parce que c’est certainement une possibilité, il y en a peut-être certainement d’autres. Quels conseils tu auras donné aux entrepreneurs ?

Gwenaëlle : Effectivement, la solution de Stéphane de, déjà, faire la liste de ses tâches, c’est la clé de base pour bien déléguer. Parce que cette liste va déjà permettre de se rendre compte de ce qu’on fait, de tout ce qu’on fait. Puisqu’il y a des choses qu’on fait par automatisme, on ne se rend même plus compte, et il va être très important de savoir précisément quelles sont les tâches qu’on fait aujourd’hui et puis d’identifier celle qu’on est prêt à déléguer.
Alors, attention, qui dit déléguer ne dit pas « Oh, eh bien, c’est celle que je déteste le plus ou les plus rébarbatives que je vais transmettre à l’autre » mais vraiment quelles sont celles qui vont, en matière de… quelles sont celles aujourd’hui, en valeur ajoutée, où j’apporte peu, où j’apporte le moins de ce que je sais faire et quels sont donc… et en plus ça va vous aider à trouver le profil de la personne que vous cherchez, puisqu’il va vous falloir… l’idéal c’est d’avoir quelqu’un qui vous soit complémentaire et qui puisse vous aider sur des tâches qui vous sont à vous les moins faciles, et où votre valeur ajoutée n’est pas énorme.
Donc ce sont bien ces tâches-là qu’on va déléguer, pas forcément celles qu’on aime le moins, donc ça peut paraître ambivalent, mais si un dirigeant d’entreprise, par exemple, il peut détester avoir rendez-vous avec le banquier, avec des actionnaires s’il en a. Malgré tout, il va falloir continuer à les faire. Donc ce n’est pas les tâches qu’on déteste le plus, c’est vraiment quelles sont celles où je n’amène pas mon cœur de métier.

Marie : Pourtant, pour autant les tâches qu’on aime pas faire sont parfois aussi des taches sur lesquelles, on n’est pas forcément bon et sur lequel on n’a pas forcément de grande valeur ajoutée.

Gwenaëlle : En fait, il faut réussir à faire la différence entre les deux. C’est-à-dire que dans notre métier intrinsèque, il y a malgré tout parfois des tâches qu’on peut avoir l’impression de moins aimer, mais où notre présence est indispensable. Là où moi je mets en alerte c’est toujours que la délégation, ce n’est pas une poubelle, ce n’est pas « tout ça, je déteste ». Alors évidemment, si vous trouvez une personne qui aime votre poubelle, la poubelle de l’un fait le bonheur de l’autre hein. Donc si vous trouvez une personne qui aime votre poubelle, pourquoi pas, mais faire attention à ce que ça ne devienne pas un mauvais côté de la poubelle de se débarrasser et « je veux plus en entendre parler » ce qui n’est plus du tout de la délégation du coup.
La délégation, c’est une collaboration.

Marie : Du coup oui, ça risque d’avoir un effet de comment dire …de contre-productif.
D’accord, donc du coup Stéphane quel est aujourd’hui ton expérience ? Un petit recul justement de cette première collaboration ?
Par rapport à ce que nous dit Gwenaëlle

Stéphane : Eh bien, je suis tout à fait d’accord avec Gwenaëlle, c’est-à-dire, je vais prendre mon exemple : le compte-tenu de la charge de travail de tous les clients qui me sont fidèles depuis plusieurs années, j’ai tout le renouvellement de leur formation à gérer et donc je sentais que cette partie que j’aimais d’aller à des rencontres de dirigeants ou d’aller prospecter pour les entreprises, pour des marchés de nouveaux clients, eh bien je ne pouvais pas la conjuguer à ma première activité. J’ai missionné Julia de me représenter en ce sens. Et effectivement, j’ai offert quelque chose que j’aime beaucoup faire et pour laquelle elle excelle donc c’est un vrai bonheur partagé.

Marie : Donc du coup la question qui se pose une fois qu’on a passé le cap, pour se dire « on va déléguer » une fois qu’on s’est dit « voilà comment je m’organise », les process qu’on met en place eh bien comment on a du feedback, comment on supervise, on supervisionne ?
Comment on supervise pour pouvoir passer encore à l’étape d’après et que tout ça soit fluide ?

Gwenaëlle : Effectivement, comme je disais ce n’est pas la poubelle. Donc ce n’est pas un « je donne et puis c’est bon, je m’en suis débarrassé », au contraire la délégation continue après et continue notamment sur la supervision, qui est primordiale.
Et c’est de montrer à son collaborateur que on lui a confié des tâches, on a eu confiance, suffisamment confiance en lui pour lui confier ces tâches mais qu’on est toujours là quand il en a besoin, quand il a besoin de conseils, quand il a besoin, quand il a des questions et qu’on fait des points réguliers avec la personne. L’idée, c’est aussi de la faire progresser.
Donc peut-être qu’aujourd’hui, on lui a délégué certaines tâches, peut-être que demain on pourra lui en déléguer un peu plus mais si on ne le supervise jamais, on ne sait pas où il en est, si on ne s’assure pas que c’est bien fait, ça va vite partir dans tous les sens. Et le collaborateur, il a besoin lui aussi de savoir où il en est. Donc à faire des points réguliers, s’assurer qu’il est satisfait des tâches, voir comment on peut l’aider, ça fait partie intégrante de la délégation. Donc ce n’est pas seulement le début mais c’est un suivi sur le long terme qu’il va falloir faire avec son salarié.

Marie : Et alors du coup de quelle façon on peut éventuellement travailler sur des process pour superviser, ou est-ce qu’au contraire, est-ce que le web aujourd’hui peut nous aider pour ça, ou au contraire c’est un danger parce que ça peut séparer et isoler les gens ?

Gwenaëlle : Alors je dirai que les deux doivent être complémentaire mais le web ne peut pas remplacer le face-à-face.
Le web peut permettre un suivi de données chiffrées, peut permettre ce genre d’informations qui sont finalement très factuelle, où là il y a pas forcément besoin de se voir, mais l’humain lui, Il doit rester donc d’après moi et de l’expérience, programmer à l’avance des rendez-vous réguliers, c’est le meilleur moyen pour s’y tenir. Alors que sinon, si on se dit « bah on se verra de temps en temps », le temps en temps, il se transforme en semaine, en mois et puis « Ah, mais on s’est pas vu depuis » alors que si on met un calendrier en place fixe, en disant, ben voilà, tous les mois, on se voit et au début peut-être qu’on se voit 20 minutes et après plus que 10 minutes, mais ça va permettre vraiment d’avoir une récurrence et de s’assurer qu’on fait un vrai suivi de la personne et qu’elle sait à quel moment elle va pouvoir avoir un créneau pour poser ses questions, pour développer certains points, peut-être aller plus loin. Ce qu’on peut faire aussi quand on délègue, c’est commencer à déléguer une partie de la tâche, et puis ensuite grandir la tâche. C’est-à-dire garder une certaine partie ce qui permet déjà de travailler en binôme au début, et puis petit à petit, d’aller en progression sur la délégation et finalement de confier la tâche complète à la personne. Mais ça aussi, ça se fait dans le temps et ça se fait avec du suivi et de la supervision.

Marie : Merci beaucoup Gwenaëlle.
Alors du coup, Stéphane, toi de ton côté aujourd’hui, cette supervision comment tu l’as vu ? Est-ce que tu as commencé déjà à la mettre en place ?

Stephane : Oui, elle est mise en place par effectivement des outils numériques comme des Google agenda, qui permet à Julia de savoir mon occupation pour des rendez-vous. J’ai besoin aussi d’assister à ses rencontres, elles passent bien sûr par des échanges d’e-mails, des SMS, mais Gwenaëlle a tout à fait raison, en fait, on découvre, quand on trouve son bon collaborateur, en l’occurrence, j’ai trouvé ma collaboratrice, que finalement on a besoin de se voir.
C’est…On n’a même plus besoin de se mettre sur l’agenda, c’est qu’en plus des comptes rendus qu’elle me fait régulièrement et de l’évaluation que je peux en faire, on a besoin de se voir parce que l’entreprise est partagé maintenant entre nous et c’est comme un repas de famille, ça ne se fait que qu’avec la famille.

Marie : Merci beaucoup Stéphane. Merci beaucoup Gwenaëlle, est-ce que vous avez quelque chose à rajouter ?oui ?

Stephane : Je voudrais juste rajouter une chose qui est important dans la délégation, c’est la façon dont on peut s’enrichir de la personne à qui on a délégué et c’est une phrase de Steve Jobs qui disait, chez Apple « On embauche pas des gens intelligents pour leur apprendre ce qu’il y a à faire, on les embauche pour qu’ils nous apprennent, nous, ce que nous avons à faire. »

Marie : C’est très puissant. Merci beaucoup Stéphane.

Alors pour vous mettre en action tout de suite, Gwenaëlle, Stéphane et moi, nous avons des questions à vous poser, … Gwenaëlle quelles questions on pourrait poser pour que les personnes, les entrepreneurs se mettre en action tout de suite ?

Gwenaëlle : Alors, la première question si vous ne déléguez pas encore, c’est tout simplement, mon conseil ce serait de commencer votre liste, qu’est-ce que vous pourriez déléguer demain ? Qu’est-ce qui pour vous serait le plus efficace ? Donc commencez la liste de déjà tout ce que vous faites, pour vous rendre compte de tout ce que vous apportez et comment vous pourriez être secondé efficacement

Marie : Et donc si les gens délèguent déjà, quelles sont les bonnes questions qui peuvent se poser ?

Gwenaëlle : Alors s’ils délèguent déjà, la première question que je voudrais leur poser c’est : Est-ce que vous voyez suffisamment vos collaborateurs ? Est-ce que vous faites suffisamment de suivi avec eux ? Et est-ce que vous avez défini clairement les rôles de qui fait quoi et de où la délégation va amener par la suite ? Quelle est l’avancée pour votre collaborateur et est-ce que vous utilisez réellement toute sa valeur ajoutée dans cette délégation ?
Et si ce n’est pas le cas, qu’est-ce que vous pourriez mettre en place pour utiliser tout le potentiel de votre collaborateur ? Lui aussi peut vous apporter beaucoup.

Marie : Merci beaucoup Gwenaëlle. Merci beaucoup Stéphane, c’était vraiment très puissant, je suis sûr qu’on apporté beaucoup de contenu et de valeurs aux entrepreneurs.

Donc mettez-vous en action tout de suite, répondez à ces questions en bas de la vidéo et pendant vous serez sur le site inscrivez-vous et vous recevrez tout de suite une formation audio gratuite sur « comment déclencher les décisions d’achat grâce au neuro-marketing. »
Sujet complémentaire pour le développement de votre business.

Merci beaucoup pour votre attention et votre confiance et je vous retrouve dans une prochaine chronique, à très vite ! 

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